株主総会招集の方法は？招集権者や招集方法、期間や省略手続について解説

株主総会招集手続き

株式会社における意思決定機関である株主総会を開催するためには、会社法の規定に沿った招集手続きを行う必要があります。
招集手続きに不備があると、自分の意思を反映できずに損害を被った株主から、株主総会決議の不存在や取り消しを主張されてしまう可能性があります。そのため、正しい方法で招集手続きを行う必要があるでしょう。
この記事では、株主総会の招集手続きについて、わかりやすく解説していきます。

株主総会の招集手続きとは？

株主総会の招集手続きとは、株式会社の意思決定を決めるための機関である株主総会を招集するための手続きのことです。
株主総会は、議決権を有する株主が、議決権を通して自己の意思を会社経営に反映するための重要な意思決定機関です。
そのため、株主に対して不測の損害を与えないような招集手続きが、会社法で厳格に規定されているのです。

株主総会の開催時期

株主総会には、定期的に開催される「定時株主総会」と、必要がある場合に適宜開催される「臨時株主総会」の2種類があります。
定時株主総会は、各事業年度の終了後、一定の時期に招集されます（会社法296条1項）。
事業年度が終了したあと、いつまでに株主総会を招集しなければいけないという決まりはありませんが、ほとんどの株式会社は、1年に1回、だいたい同じ時期に定時株主総会が開催されます。
定時株主総会では、各事業年度の計算書類や事業報告の承認を行います（会社法438条1項〜3項）。

一方、臨時株主総会の場合、定期的に開催されるわけではなく、開催の必要がある場合に招集されます（会社法296条2項）。
決議内容はさまざまですが、たとえば役員が欠員したことによる役員の選任決議など、次の定時株主総会を待っていては、会社経営に問題が出るような事項に関するものが多いです。

株主総会の招集権者

株主総会の招集権者は取締役です（会社法296条3項）。
一方で、一定の要件を満たせば、株主も株主総会を招集することができます（会社法297条4項）。

株主が株主総会を招集するための要件は、次の通りです。

株主総会の招集方法

招集権者は、株主総会の招集通知を、株主総会が開催される2週間前までに発する必要があります（会社法299条1項）。
一方、非公開会社の場合、株主総会が開催される1週間前までに通知すれば足ります（取締役会を設置していない場合、定款の定めによりさらに通知期間を短縮できる）。
ただし、書面投票や電子投票が認められる場合、たとえ非公開会社であっても、株主総会が開催される2週間前までに通知を発する必要があります。
なお、招集通知は書面で行うのが原則ですが、株主からあらかじめ承諾を得れば、電磁的方法で行うことも可能です（会社法299条3項）。
また、非公開会社で取締役会非設置の場合、招集通知を電話や口頭で行うことも可能です。

招集手続きの省略

株主総会の招集手続きが厳格に会社法で規定されている理由は、株主に株主総会への出席の機会および準備の機会を与えることを目的とするものです。
したがって、株主全員の同意があれば、株主総会の招集手続きを省略できます（会社法300条）。
ただし、書面投票・電子投票が認められる場合には、たとえ株主の全員の同意があっても、招集手続きの省略はできません。
また、招集手続きを欠いているにもかかわらず、株主全員が株主総会の開催に同意して出席した場合（全員出席総会）であれば、その株主総会が適法に開催されたと認められます。
なお、全員出席総会において、出席者は代理人でも構いませんが、株主本人が株主総会の開催に同意していて、かつ委任状がなければならないとするのが判例の理解です。もちろん、決議内容はその目的事項の範囲内であることが必要です

手続きのご依頼・ご相談

株主総会招集手続きは、会社法で厳格な要件が定められています。
あとから、株主総会の無効を主張されないためにも、株主総会招集の件でお困りごとがあればご相談ください。
会社法人登記手続き・商業登記に関するご依頼・ご相談は司法書士法人永田町事務所までお問い合わせください。