株主総会議事録作成に記載する事項と注意点

株主総会議事録作成の記載事項

株主総会が開催された場合には、会社法318条により、株主総会の内容を必ず株主総会議事録を作成することが義務付けられています。
株主総会で、どのような意思決定がなされたのかを記さなければならず、株主総会議事録を記載事項に沿って正しく作成していかなければいけません。
株式会社の意思を後に確認する際にも役立つものであり、重要な議事録と考えられています。株主総会議事録を作成する時には、法務省令の定めに従っていきましょう。
株主総会議事録には、株式総会が開催された日時や場所のほか、議事の経過の内容や質疑応答の内容、審議の内容、採決方法なども記載します。
また、このほかにも述べられた意見もまとめていくことが必要です。
さらに、株主総会に出席した取締役や執行役、会計参与、監査役などの氏名や名称を記載することも忘れてはいけません。
最後に議事録を作成に関わった取締役の氏名も記載するようにしましょう。

株主総会議事録を作成する時の注意点

株主総会議事録の中には、特殊なケースに合わせて作成を求められるものもあります。
たとえば、書面で決議が交わされた場合、事項の内容や事項を提案した者の氏名や名称、株主総会の決議があったとみなされた日時を記載します。
また、株主総会議事録を作成する時には、記名押印も忘れないように注意しましょう。
株主総会議事録は、株主総会に出席した取締役の記名押印をすることが慣習です。
規定次第ではありますが、規定がない場合には、記名押印の義務はありません。
そのため、押印する印鑑は認印でも可能です。
しかし、代表取締役を選任する際の株主総会議事録を作成する時には、実印での押印が求められます。
議長だけでなく株主総会に出席した取締役全員の実印による押印が必要です（例外あり）。

株主総会議事録の形式や作成時期

株主総会議事録の形式に決まりはないため、書き方にとらわれることなく作成することができます。
また、作成時期も特に定められていません。
しかし、株主総会が行われてから1週間～2週間程度で作成されることが一般的です。
株主総会議事録は、取締役等の報酬の決定や事業の開催など、重要な意思決定を記すものとなっているため、株主総会が行われた後に時間をおかず、できるだけ早く作成することが大切です。

手続きのご依頼・ご相談

本日は株主総会議事録作成に記載する事項と注意点について解説しました。
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