株式会社の本店移転で登記手続はどうする？

本店住所を変更した場合は登記が必要

株式会社の本店所在場所は、登記事項となりますので、本店所在場所を変更した場合には、本店移転登記の手続きが必要です。
この本店移転登記手続を放置してしまうとどうなるのでしょうか。
本店移転日から2週間の期限を過ぎても必要な登記申請がなされないと、「登記懈怠（とうきけたい）」になります。
あまり聞き覚えはないでしょうが、「法人がすべき登記申請をせずに放置している」という意味で、手痛い罰則のようなものが科されているのです。
これに該当すると、代表者個人に100万円以下の過料に処せられてしまう会社法の定めがあります。

1日でも過ぎると即座に重い罰則が科せられるわけではないにしろ、過料の制裁を受けるようなリスクは避けるため、すぐに登記手続を済ませて安心するほうが得策です。移転が決まったら管轄法務局で本店移転登記の手続きをしましょう。

管轄の内か外かで手続きが若干変わる

本店をどこに移転するかで手続きが少々変わってきます。
同一法務局の管轄区域内であれば、どこに移転しようと管轄の法務局で本店移転登記をすればOKです。
これに対して、別の法務局が管轄する区域に移転する場合は、旧所在地の法務局とこれから新しく管轄となる法務局と両方へ本店移転登記が必要です。
とはいえ、二度手間になるわけではなく、登記申請書を2通用意し、まとめて旧所在地の法務局に提出すれば、後は法務局から法務局へ送付してもらえます。
これを経由申請といいます。

事前にやっておかなければならない手続き

最も早く判断すべきは、定款の変更が必要かどうかです。
定款の絶対的記載事項に本店所在地がある以上、移転するとなれば定款の変更をしなければなりません。

ただし、定款では最小行政区画までの記載で良いため、たとえば同じ区内に移転するなら定款の変更までは必要ないことになります。
具体的には、定款で「本店所在地は、東京都港区とする。」と定められている場合において、東京都港区内で移転する場合には、定款変更決議は必要ありません。
これに対して、東京都千代田区へ移転する場合には、定款の記載を「本店所在地は東京都千代田区とする。」とする変更決議が必要となります。

定款を変更しなければならないとなると、株主総会の特別決議を経る必要が生じます。
原則として議決権を持つ株主の過半数が出席し、3分の2以上の賛成を要しますので株主総会の開催が必要です。

所在場所の決定は、取締役会（取締役会非設置会社であれば取締役の決定）で場所と移転日を決めることができます。
取締役会を開催する場合には、株主総会の後に取締役会の招集が必要になります。

こうした場合、法務局には株主総会議事録と取締役会議事録を添付し、管轄内移転の場合は、登録免許税として3万円の収入印紙を貼付して申請書を提出しましょう。ほかの法務局の管轄区域に移転する場合は、旧所在地と新所在地の両方で6万円がかかることになります。

機関設計や管轄内移転又は管轄外移転かによって必要な手続は異なってきますので、登記手続きに関してはやはり専門家へ任せると良いでしょう。

さいごに

本日は本店所在地の変更があった場合どうするべきなのかについてご紹介いたしました。
登記に関するご相談は永田町司法書士事務所までお問い合わせください。