取締役会をリモートで開催する際の注意点
取締役会をリモートで開催する際の注意点
取締役会のリモート開催の可否
新型コロナウイルスの感染防止対策をはじめ、取締役や監査役も社内外にいて、場合によっては海外出張中であるなど、いざ集まりたい時に1ヶ所に集まれない場合もあります。
そこで、取締役と監査役の一部や全員が出社することなく、取締役会を開催することができるかが、まず問題となります。
というのは、会社法の定めによって一定の人数が集まらなくてはならず、開催した場所を議事録に記載するなどの定めがあるからです。
リモート開催の方法としては電話、テレビ、Webが考えられます。
電話会議の場合、出席者の音声がすぐにほかの出席者に伝わり、出席者が一堂に会するのと同じ状態で互いに適切な意見が言い合える状態なら可能です。
テレビ会議の場合は、お互いの意見が自由に交換でき、相手の反応もすぐにわかるような状態、つまり、音声および画像がすべての出席者に瞬時に伝わる環境であれば問題ありません。
Web会議についても、動画と音声により出席者が常にスムーズな情報交換をし合える状態なら可能です。
取締役会のリモート開催の注意点
リモートで取締役会を開催するには、対面で一堂に会しているのと同じ状態をキープすることが求められます。
そのため、注意点として音声や画像が途中で切れてしまう、特に一部の取締役や監査役だけ参加できない状態になるといったことは避けなくてはなりません。
電話回線やテレビ会議システムに不具合が起きないか、特にWebの場合は通信が途切れてしまうおそれがあるため、注意が必要です。
テレビ会議やWeb会議で映像が途切れてしまった時に備え、即座に電話の音声だけでも入ることができ、かつ、全員の意見を瞬時に分かる状態にできれば問題ありませんが、1対1の面談ならともかく、1人対多数で、電話のみで全員と交流するのは難しい場合もあります。
このため、映像だけでなく音声も途切れてしまい、情報伝達の即時性と双方向性を確保することが難しくなった場合、その取締役や監査役については今回の取締役会には出席していなかったとして取り扱わねばならないおそれが出るので気を付けなくてはなりません。
そのため、リモート開催するにあたっては、ネットワーク障害やシステム障害が生じないように環境を整えること、および、テレビ会議やWeb会議を行う場合は、トラブルが生じたら瞬時に全員が瞬時に情報交換ができる電話会議システムに切り替えられるような対策を講じておくことが望まれます。
リモート開催はみなし決議ではない
みなし決議では、役員が議案に対してメールや書面で同意して取締役会の開催を省略する手続のことですが、リモート開催は、実際に開催されたとみなされるため、みなし決議とはならないので議事録の書き方には気を付けましょう。
さいごに
本日は取締役会のリモート開催について解説しました。
取締役会議事録の作成や会社法人に関する登記のご相談は永田町司法書士事務所までお問い合わせください。
