新たに創設された株主総会電子提供制度

新たに施行される制度

株主総会電子提供制度は正式には株主総会資料の電子提供制度と呼ばれ、2022年9月1日に施行された改正会社法で新たに創設されました。
実際の施行は2023年3月以降に開催される株主総会から、適用されます。
具体的に何ができるかといえば、これまでは書面で郵送していた株主総会の資料を自社のホームページといったWebサイトに掲載し、株主に対して掲載したWebサイトのURLなどを書面により通知することができるようになります。

書面による通知がまったく不要となるわけではありませんが、詳細な資料を郵送する必要がなくなるため、印刷コストや挿入の手間にかかる人件費や外注費、郵便代などの削減が可能です。
株主総会電子提供制度は、株式市場に上場している企業については必ず実施しなくてはなりません。
これに対して、非上場企業は任意に制度の利用が可能です。
なお、株主が書面での資料提供を希望した場合には、その株主に対して書面での交付が求められます。
インターネットを利用していない株主やWebサイトの画面は見づらいなど、Webサイトでの資料提供だけでは、高齢者などを中心に困るケースも想定されるためです。

変更定款案記載例

株主総会電子提供制度を利用する場合、非上場企業においては定款に提供方法の定めを設けなくてはなりません。
変更案としては次のとおりとなります。

「株主総会参考書類等のインターネット開示とみなし提供」に関する規定を削除した上で次のとおりの条文を新設します。

（全国株懇連合会理事会決定より）

制度を利用するにあたって

ネットを利用していない、パソコンの操作ができないといったアナログ世代の株主が多いと、簡単には導入できないおそれもあります。
これに対して、株主総会電子提供制度度の利用が強制される上場企業の場合は、改正会社法の施行日に、電子提供を行う旨を定款の定めた定款変更の決議をしたとみなされてしまいます。
もっとも、だからといって実際の定款の記載を見直さなくて良いというわけにはいきません。
これまで、株主総会電子提供制度とは異なる形でWebサイトへの開示の定めがなされていた場合には、削除をして混乱しないようにすることも必要です。
結果として、定款変更のための株主総会決議を行うことになる企業も多いことでしょう。

電子提供の実施と招集通知の発送

制度にもとづき電子提供を行うには、株主総会の日の3週間前の日または株主総会招集通知を発した日のいずれか早い日から、株主総会の日の後3ヶ月を経過する日までの間、自社のWebサイトに掲載するなど、株主が情報にアクセスできる状態にしておくことが必要です。
また、株主総会の日の2週間前までに、掲載したWebサイトのURLなどを記載した招集通知を株主に発送しなければなりません。

まとめ

本日は株主総会電子提供制度についてご紹介いたしました。
株主総会に関する事項は永田町司法書士事務所までお問い合わせくださいませ。