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株主総会招集通知作成のポイントと株主総会を開催するまでのスケジュール案を紹介

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株主総会招集通知作成のポイント・スケジュール等


総会開催までのスケジュール

株主総会開催にあたり「株主総会招集通知」を作成し議決権を行使できる株主のみなさまに送付いたします。この時、議決権行使期間等を考慮した上で総会準備をしなければ、最悪の場合、開催日までに議決権行使書が返送されず定足数を満たさず株主総会が開催できない等の状況になってしまいます。

また、税理士との連携がとれず、計算書類の作成が間に合わず株主総会招集通知を発送するのが開催日の1週間前を切る…などといった事態も現に存在いたします。

今日は、株主総会を開催する上でどのようにスケジュールを建てたらいいのか、そして株主総会招集通知にはどのようなことを記載するべきなのかをご紹介いたします。

例えば5月12日を株主総会開催日と設定した場合

5月12日を株主総会開催日と設定した場合のスケジュール案はこちら
おおよそ1カ月前から準備する必要があります。


招集通知作成時のポイントと記載事項

株主総会招集通知に記載する事項とポイントを下記にまとめました

項目 ポイント
証券コード 任意的記載事項であるが記載する会社がほとんど
総会の期数 第●期定時株主総会と記載するが、テンプレを使う人は、ここが去年のままになっていなか確認(事業年度変更を行った場合は注意が必要)
招集通知の発信日付 会社法上の要請に基づき、総会日の間に中2週間あるか逆算してスケジュールを必ず確認すること
宛名 「株主各位」と記載するのが一般的
「株主のみなさまへ」と丁寧に表現する会社も増加している
会社名・本店所在地 会社名と本店所在地を記載する。
本店所在地は、登記簿上のものを記載する事。
登記と実質上の所在地が異なる場合でも登記簿の記載を優先する。異なる場合一般的には併記する会社もおおい
総会開催場所と日時 株主総会開催場所の住所と日時を記載する
案内図を作成すると親切
議決権行使 定足数を必要とする議題がある場合は、議決権行使書を提出するよう記載する
議案の記載 ◎報告事項…会社法に基づく計算書類が記載されているかを確認すること。連結計算書類の監査結果報告の件の記載漏れも確認
◎決議事項…総会招集に係る取締役会での決議事項と齟齬がないかを確認
◎参考書類…定款変更であっても議案概要の記載までは不要
ただし株主提案の場合は要領記載が必要
計算書類等の期間表示 例)令和2年4月1日~令和3年3月31日
去年のままになっていないか確認(事業年度変更を行った場合は注意が必要)
書面での議決権行使期間(返送期限) 決権の行使期間を必ず記載すること
一般的には、株主総会開催日の前日の午後5時とする


さいごに

いかがでしたでしょうか。本日は株主総会開催に向けたスケジュール感や、招集通知への記載ポイントをご紹介させていただきました。

当事務所は、株主約300名規模の増資や、株主総会開催に関するコンサルティング業務の受注実績が豊富にございます。株主総会招集通知作成に関するお問い合わせや株主総会開催に関することは永田町司法書士事務所までお気軽にお問い合わせください。

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