株主総会議事録（又は取締役会議事録）の抄本を用いて登記手続する場合（原本証明）

株主総会議事録（又は取締役会議事録）の添付

会社の登記事項に変更があった場合、管轄法務局に登記申請を行います。
当該決議事項が、株主総会決議事項（又は取締役会決議事項）である場合には、登記申請の際に株主総会議事録（又は取締役会議事録）をあわせて添付することが必要となります。

会社は株主総会（又は取締役会）で、登記事項の変更の他にも様々な決定を行います。
当然この決議には、秘密裡にしたいこともあります。そして全議案を記載した原本は膨大な量となることも多々あります。

関係者に登記記録を閲覧されるリスク

全議案が記載された原本には、会社の機密情報などが含まれている場合が多々あります。
全議案が記載された議事録を提出した場合のリスクを考えます。
登記記録は、会社関係者・利害関係人は閲覧請求することが許されるため、関係者が登記関係書類を閲覧請求した際に、会社は登記に関係のない情報までを関係者に閲覧されてしまう可能性があります。

原本還付手続

株主総会議事録や取締役会議事録は原則１通しか存在しないので登記申請時法務局に提出する場合には、コピーをあわせて添付して「原本還付手続」をいたします。法務局は原本と相違ないことを確認すると、コピーを保存して原本を返却してくれます。
この時に、全議案がかかれた議事録すべてをコピーせず、登記に必要な部分だけをコピーした抄本を提出することにより、全議案が記載された議事録原本を還付してもらうことが出来ることとなっています(昭和52年11月4日付民事四発第5546号民事局第四課長回答)。

抄本記載事項

上述のとおり、登記に関係のない機密情報が外部に漏れるリスクを考慮し、必要な部分だけを記載した抄本の形で提出することが可能です。必要な部分というのは、基本的記載事項（開催日時、場所、議事録作成日、議事録作成者の記載など）に加えて登記に係る議案となります。

抄本の作成方法として例えば、

「第１号議案～第３号議案（省略）」
「第４号議案　役員選任の件」
「第５号議案以下（省略）」

などとして、４号議案だけを記載して提出することが可能です。

原本は照合するために必ず必要

ここで注意が必要なのは、一旦は全議案がかかれた原本を必ず法務局に提示する必要があるということです。
つまり抄本を原本とする（＝抄本しか見せない）ことは不可です。

抄本を使用して登記を申請する場合には、法務局には全議案の入った議事録と抄本を合わせて提出します。
原本と相違ないか確認がとれると、原本は還付してもらうことが出来ます。
原本は、コピー提出しませんので法務局側に残るのは抄本のみとなるため、万が一関係者が登記記録を閲覧したとしても、問題となることはございません。

さいごに

本日は登記添付書類として、株主総会議事録及び取締役会議事録の抄本提出論点についてご紹介させていただきました。
登記のご相談は永田町司法書士事務所までお問い合わせください。