定時株主総会で監査役の再選手続を忘れた場合の対応

監査役の任期について

株式会社の場合、取締役や監査役などの役員が任期満了するなどして変更があった場合2週間以内に役員変更の登記を行わなければならないことになっています。
原則として監査役は、4年以内の最終決算期に関する定時株主総会の終結の際までで任期が満了することとして、会社法第336条第1項にて定められています。
また、非公開会社の監査役に関しては、定款で定めることによって選任後10年以内に終了する事業年度のうち、最終のものに関する定時株主総会の終結時まで伸長することも可能とも定められているのです。
通常では、任期が満了した時点で監査役は退任することになるのですが、例外があります。
監査役が退任しても新しく監査役が選任され、就任するまでは役員としても権利義務を有することが会社法346条第1項に定められており、監査役を再選し忘れてしまった場合、権利義務監査役として前期の監査役が業務を継続することになります。
だからといってそのままで良いというわけではありません。

万が一定時株主総会で監査役の再選を忘れていたら

もし、定時株主総会で監査役の再選を忘れていた場合は、臨時株主総会を開いて監査役を選任します。
実務上はまず、取締役会の決議で株主総会を開くことを決定します。
監査役の選任に関する議案を提出する場合、監査役の同意を得る必要がありますので監査役の同意を得たうえで行います。
その後、臨時株主総会を開き監査役を決定し、株主総会で新たに選任された監査役の方は、就任承諾書に署名（もしくは記名押印）をもって監査役となるのです。
最後に監査役が就任承諾をしてから2週間以内に法務局へ登記申請を実施します。
この時に提出する書類としては、株主総会議事録や株主リスト、そして先ほどご紹介した就任承諾書です。

役員登記を怠った場合

役員は選任しただけでは足りず登記手続きをする必要があります。
もし監査役などの役員登記を怠った場合、代表取締役は裁判所から100万円以下の過料に処されるケースがあります。
さらに、株式会社では再度に登記をした日から12年を経過した場合、休眠整理作業の対象となってしまい、さらにその後も登記や事業を廃止しない旨の届け出を行わない場合には、その会社は解散したものだとみなされるため注意が必要です。
そのため、役員登記の申請は気づいた時点で、できるだけ早めに行うことが大切です。
ちなみに、役員がまた改めて再任されたケースでも役員変更の登記は必須ですので、決して怠らないように注意しましょう。

手続きのご依頼・ご相談

本日は定時株主総会で監査役の再選手続を忘れた場合の対応について解説しました。
会社法人登記に関するご依頼・ご相談は司法書士法人永田町事務所までお問い合わせください。