電子提供措置をとる旨の定めの登記について

電子提供措置とは

株主総会開催にあたっては、招集通知を送付し、総会の議決事項について検討するための参考書類などを添付することが求められます。
2022年9月1日に施行された改正会社法においては、時代の変化に対応し、電子提供措置の制度が設けられました。
定款にあらかじめ定めることで、従来の招集通知に記載、同封する方法に代え、資料を掲載した自社のサイトのURLなどを記載することで、株主に対して株主総会参考書類等を適法に提供したものとすることができます。

電子提供措置をとるために

株主総会の招集通知にURLを記載するなどして電子提供措置をとるには、定款にその定めをする必要があります。
そのため、定款変更について株主総会特別決議を経なくてはなりません。
株主総会特別決議を行うために、従来の方法で招集通知を送って株主総会を招集する必要があります。
ただし、改正会社法が施行された2022年9月1日において振替株式を発行している、多くの上場企業については、株主総会特別決議を行わなくても、施行日において電子提供措置をとる旨の定款の定めを設ける、定款変更決議があったとみなされます。
つまり、上場企業は電子提供措置制度の導入に伴い、自動的に電子提供措置がとれるということです。
それ以外の会社、非上場企業については電子提供措置をとりたいなら、株主総会の特別決議による定款変更が必要です。

電子提供措置をとる旨の定めの登記

電子提供措置をとる旨の定めは登記事項ですので、電子提供措置をとる旨の定めの登記を行うことも求められます。
この点、上場企業については2022年9月1日時点で自動的に電子提供措置をとる定款変更があったとみなされます。
ですが、登記は職権ではなされないため、登記申請が必要となります。
上場企業については、2022年9月1日から6ヶ月以内に登記申請が必要です。
これに対して、自主的に定款変更をして電子提供措置をとる旨を設けた非上場企業などの場合は、定款変更の効力が生じた日から2週間以内に登記申請を行う必要があります。
登記申請時の添付書類は、上場企業の場合は施行日に振替株式を発行している会社であることを証明する書面、それ以外の企業については株主総会の議事録と株主リストの添付が必要です。

手続きのご依頼・ご相談

本日は電子提供措置をとる旨の定めの登記について解説しました。
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