バーチャル株主総会の開催の仕方について

バーチャル株主総会を開催するには

バーチャル株主総会は従来の株主総会のように、1つの場所に実際に集まって行うのではなく、集まることなくインターネットを通じて開催できる方法です。
2021年6月9日に産業競争力強化法等の一部を改正する等の法律が成立し、バーチャルオンリー株主総会に関する制度が創設されました。
バーチャル株主総会はどの企業も自由に開催できるわけではありません。
現行の制度上は、上場会社であること、定款の定めがあること、経済産業大臣及び法務大臣の確認を受けなくてはなりません。

バーチャル株主総会のメリット

バーチャル株主総会は1つの場所に集まる必要がないので、外出が難しくなった高齢の株主や病気療養中の方や子育て中の方をはじめ、遠方に住む株主でも出席しやすくなります。
会社側でも、大人数が一堂に会する場所を借りることや運営の準備や警備などを配置する必要がないので、コストや手間の低減が可能です。
株主総会に参加しやすくなって株主の利益促進につながる一方で、株主総会の効率的な開催や運営の円滑化、参加者が増えることによる活性化が図られることが期待できます。

招集の決定事項

従来の株主総会は集まる必要があったので、どこに集まるのか場所を定めることが必要でした。
これに対して、バーチャル株主総会を開催するにあたっては、株主総会を場所の定めのない株主総会とする旨を決定しなくてはなりません。
その際、書面による事前の議決権行使を認めることや通信の方法などを決めておくことが必要です。

招集通知の記載・記録事項

通常の株主総会開催にあたって定められた場所以外の会社法上の記載・記録事項に加えて、以下の事項を記載・記録することが必要です。
書面による事前の議決権行使を認めること、通信の方法を記載しなくてはなりません。
また、事前に書面で議決権行使をした株主が、株主総会当日にさらに通信の方法を使って議決権を行使してしまった場合に、書面による事前の議決権行使の効力をどう取り扱うのかも事前に定めて、招集通知に記載します。
株主総会の議事における情報の送受信のために必要となるURLをはじめ、IDやパスワードなどを記載します。
さらに、通信障害に対する対策方針について決定した内容と、インターネットを使用することが難しい株主の利益確保に配慮する方針についても記載することが必要です。

議事録の記載・記録事項

通常の株主総会では場所などの記載が必要ですが、バーチャル株主総会では以下の事項を記載、記録することが必要です。
株主総会の日時、場所の定めのない株主総会とした旨、通信の方法、策定した通信障害に関する対策方針とインターネットを使用することに支障のある株主の利益確保に関する配慮方針を必ず記載しましょう。

手続きのご依頼・ご相談

本日はバーチャルオンリーの株主総会の開催概要について解説しました。
手続きのご依頼・ご相談は司法書士法人永田町事務所までお問い合わせください。