議決権行使書のつもりで送った「委任状」の取扱いについて
相談者：非上場・株主数30名の製造業
「株主総会の招集通知に、各議案の賛否を○で選べる“委任状”を同封したのですが、これは議決権行使書にあたるのでしょうか？
そもそも、うちの会社には参考書類の作成義務はないと思っていたのですが…」
対応・アドバイス
形式上は委任状であっても、内容として議決権行使書の要件（賛否欄・行使期限等）を満たしていれば、「議決権行使書」として扱われる可能性はあります。
しかし、議決権行使書方式を任意導入する場合には、取締役会での制度採用決議が必要であり、また株主総会参考書類の作成も必須です。
今回のケースでは、制度設計が曖昧なまま書式を送付している可能性があり、次回以降は「委任方式」と「書面行使方式」を明確に区別した上で、招集通知や書式も整備し直すことをおすすめします。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：「議決権行使書」と「委任状」はどう違う？兼用書式の注意点と実務対応を解説）
