株主総会の招集通知をメールで送りたい
登場人物
・株式会社S社（従業員20名程度、株主数10名）
・代表取締役T氏
・担当司法書士
相談内容
「株主総会の招集通知を紙で送るのが手間です。全株主がメールを使えるので、招集通知をメール送信に切り替えたいのですが、それって可能ですか？」
司法書士の判断とアドバイス
T氏の希望は現実的かつ合理的です。
会社法上も、一定の要件を満たせば電磁的方法による通知が認められています。
ポイントは、次の2点です。
１．株主から書面での「メール通知承諾書」を事前に取得すること
２．株主から会社への通知（委任状など）も電磁的方法で受け取る場合、会社の承諾が必要であること
上記が整っていれば、招集通知をメールで送付することは問題ありません。
通知メールには「議案の要領」「開催日時・場所」「返信先メールアドレス」などを明記し、到達確認も行っておくとより安心です。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：非上場会社でも可能？メールや電磁的方法による株主総会招集・決議の実務対応）
