株主総会の招集通知の発送時期【いつまでに発送？】

株主総会の招集通知に発送時期が定められている理由

株式会社においては、定時株主総会か、臨時株主総会を問わず、原則として株主へ招集通知を発送しなくてはなりません。
株式を公開している会社は原則として開催日の2週間前まで、非公開会社の場合は1週間前までに送る必要があります。

なぜ、一定の期間を設けて開催日のお知らせを案内する必要があるのでしょうか。株主総会は株式会社に出資を行ったオーナーの集まりであり、経営に関する基本事項を決定するために重要な機会となります。
出席する機会を確保するためにも、開催日から一定の余裕を持った時期までにお知らせを行い、準備をしてもらうことが必要です。
公開会社の場合は株主が全国におり、議決すべき事項や検討材料も多いため、2週間前には届くようにし、株主に準備をしてもらう時間を与える必要があります。
議決権を行使するにあたり、議題をしっかり検討する時間が必要だからです。

非公開会社の場合

これに対して、非公開会社の場合、株主が少人数であったり、株主が親族関係など近親者であることも多いため、1週間前で良いとされています。
ただし、非公開会社であっても、株主総会において書面投票制度又は電子投票制度を採用した場合は、開催日の2週間前までに招集通知を発送しなくてはなりません。
なぜなら、書面を返送するなど議決権行使のための手続きが必要となり、わずか1週間では株主が対応できない可能性があるからです。
もし、会社法に定められた発送時期を守らなかった場合、株主総会の招集手続の法令違反として株主総会決議の取り消されることがあるので注意が必要です。

招集期間の短縮が認められる場合

一定の条件を満たす場合には、株主総会の招集期間を短縮することが認められます。

非公開会社かつ取締役会非設置会社で定款の定めがある場合

その1つは非公開会社かつ取締役会非設置会社の場合で、招集期間について定款で定めることにより、1週間を下回る期間を定めることが可能です。
ただし、書面投票制度又は電子投票制度を採用した場合には2週間前までに発送が必要で、定款による変更は認められません。

株主全員が同意した場合

2つ目のケースは株主全員が同意した時です。
株主全員が納得するならば、招集手続を省略することも可能です。
このケースでも、書面投票制度又は電子投票制度を採用した場合は全員が同意しても短縮や省略は認められません。
非公開会社で株主が1名しかいない、親族のみといった会社で行われるケースが多いです。

まとめ

本日は株主総会招集通知の発送時期についてご紹介しました。
商業登記に関するご相談は永田町司法書士事務所までお問い合わせください。