補欠取締役が就任しないことをどう扱えばいいですか？

相談事例
補欠取締役が就任しないことをどう扱えばいいですか？
ある顧問先の中堅企業から、次のような相談を受けました。

「昨年の株主総会で補欠取締役を1名選任したのですが、最近になってその方から“就任するつもりはありません”と連絡がありました。正式な辞任手続きが必要なのでしょうか？」

司法書士のアドバイス
補欠取締役の地位にある間は、登記される立場ではないため、「辞任」の登記は不要です。
ただし会社としては「今後この人が就任することはない」と明確にしておく必要があるため、就任拒否届（または辞任届に相当する書面）を保管することで意思の記録を残すとよいでしょう。

今回のケースでも、本人と協議のうえ「補欠取締役として就任しない旨の意思表示」を文書で取り交わし、社内書類として保存することで対応しました。登記の追加手続きは行っていません。