【相談事例】株主総会でその日決議した証拠を残したい

株主総会議事録に確定日付印をもらう

作成した株主総会議事録を公証役場等へもっていき、確定日付印をもらうことで、後から相反する内容の株主総会議事録等が作成される心配を軽減することが可能です。
また、株式交換など会社の組織を大きく変更するような手続きにおいて、登記手続きが伴わない場合などは、後から紛争にならないよう契約書や議事録に確定日付をもらうことなどもあります。

確定日付とは

確定日付とは、後から変更のできない確定した日付のことを指します。作成された書面（証書）が、その日に確実に存在したことを示すために必要なものです。
確定日付には、契約書などでの作成日付の争い、作成日付の偽装など、さまざまなトラブルを防止する効果があります。

確定日付の取得方法

作成した株主総会議事録等を最寄りの公証役場や法務局へ持参し、「確定日付ください」と請求手続きを行います。
請求をすると、公証人が印章を押捺してくれますので、これで確定日付は付与されたことになります。なお、確定日付の年月日については、請求当日の年月日となります。

確定日付の手数料

公証役場や法務局で確定日付の付与を受ける際には、1件あたり700円の手数料が必要です。
公証役場へ出向く際には、事前に連絡を入れておき、公証人が在籍中かどうかを確認しておくと良いでしょう。

代理人や使者でも可能

お仕事などの事情で公証役場等へ出向くことが難しい場合には、代理人や使者を頼むことも可能です。代理人や使者が当事者の手続きをする場合であっても委任状や印鑑証明書などの提出は必要ありません。
また、運転免許証や健康保険証などの身分証明書の提出も不要です。もしも、代理人が見つからなくて困った時は、司法書士や弁護士などに相談してみると良いでしょう。