相談事例

相談者
東京都の中堅メーカー・総務部長（非上場、社員数約120名）

相談内容
「代表取締役の交代に伴い、社長・専務・常務も刷新したいと考えています。ただし、これまで社長や専務の選定は議事録にきちんと書いたことがありません。今回の改選では、何をどう記録すればよいのでしょうか？」

対応とアドバイス
まず定款を確認したところ、「代表取締役を社長とする」との規定が存在していたため、代表選定と社長職は連動する扱いで問題ありませんでした。
ただし、専務・常務については明示的な規定がなく、過去の取締役会議事録にもその選定過程が残っていませんでした。

今回は、取締役会議事録に以下のように明確に記載するようご提案しました。

「代表取締役A氏を社長に、取締役B氏を専務、C氏を常務とすることを決議した。」

これにより、今後の社内運用や対外説明がスムーズになるだけでなく、会社の意思決定記録としても機能することになります。
また、次回以降は「役職者の任期・交代履歴」を社内台帳にまとめていく体制を整備されるよう助言しました。

詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：役付取締役の選定・定款の規定・社内的な取扱い──登記に表れない役職の実務対応）