就任承諾の取得を一括処理していた会社で登記補正
登場人物
・株式会社Ｓ（東京都）
・管理部門責任者：Ｆ
・新任取締役兼代表取締役候補：Ｕ
課題・背景
Ｓ社では、株主総会開催前に新任取締役予定者の承諾書を取得する運用をしていた。
今回、新たに代表取締役として就任予定のＵさんにも、株主総会開催「前」に1枚で「取締役・代表取締役」両方の就任承諾書を取得・押印した。
司法書士からの指摘
「代表取締役の就任承諾書が取締役としての地位取得前の承諾になっており、無効とされる可能性がある。
（※これが既に取締役であるものを代表取締役に選定する場合は、結論が異なる）
別途、取締役会決議後に代表取締役の就任承諾書を取得する必要がある」と登記前に指摘を受け、再取得を余儀なくされた。
対応とアドバイス
・代表取締役の就任承諾は、取締役に正式に就任した後でなければ効力が生じない
・就任承諾書は必ず「取締役用」と「代表取締役用」で分けて取得する運用に変更
・形式簡略化よりも、法的整合性と補正リスクの低減を優先する体制へ切替
ポイント
一括処理を優先した結果、手続きの整合性を欠き、二重取得・補正対応などの手間が発生した。
今後は、「段階的・確定的な就任承諾」の原則に立ち戻り、書式管理を見直すことに。
詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：取締役と代表取締役の就任承諾を1枚で兼ねることはできるのか？）
