相談事例

相談者：非上場会社・総務課長
「定時株主総会の準備を進めていますが、監査報告が間に合わず、取締役会での承認もギリギリになりそうです。
計算書類は、先にドラフトのまま備え置いてもいいですか？ 取締役会の承認と備置き開始日の関係がよくわかりません。」

対応・アドバイス
原則として、株主に備え置く計算書類等は、監査報告を受け、かつ取締役会で承認を得た正式な内容である必要があります。
承認前のドラフトを備置しても、株主に対して正しい情報提供がなされたとは言えず、株主総会決議の有効性や、場合によっては登記手続にも影響を及ぼすおそれがあります。

ギリギリでも構わないので、必ず承認を経たものを備置き、遅れる場合には「書面決議」や「開催日の調整」なども検討されるべきです。
備置きに間に合うよう、スケジュール設計を前倒しで行うことをおすすめします。

詳細はこちらのコラムでも解説をしています。
（リンク：計算書類の備置きはいつから？取締役会の承認時期と実務対応を司法書士が解説）