「会社と取締役の利益相反取引」を承認する取締役会議事録作成における注意点

会社と取締役の利益相反取引

取締役が会社との間で不動産取引を行ったり、代表取締役が同一である他社の債務の担保のために、当該会社の不動産に担保を設定する場合など、当該行為が利益相反取引に当たるような場合には、取締役会決議で当該行為を行うことの承認を受けなければなりません。

利益相反取引について

たとえば、株式会社Xの取締役であるAが、Xとの間で不動産売買を行う場合、AはXの利益のために行動すべき立場にありながら、個人であるA自身の利益追求のために行動できることになります。
このように、お互いの利害が対立する状況で取引を行った場合、Aが私利私欲にかられてXに損害を与えてしまうことにもなりかねません。
したがって、会社法では、利益相反行為に該当する行為については、取締役会（取締役会非設置会社の場合は株主総会）の決議による承認を受けなければならないとされています（会社法356条および同法365条）
取締役会の決議による承認を受けずに利益相反行為を行った場合には、取締役は法令に違反したとして任務懈怠による損害賠償責任を負います（会社法423条1項）。
また、承認を受けて利益相反取引をした場合でも、会社に損害が生じたときは、任務懈怠があったものと推定されます（会社法423条3項）。

利益相反取引を承認する取締役会議事録作成における注意点

取締役会で利益相反行為について承認を受けた場合、その議事録を作成する必要があります。
不動産登記実務においては所有権移転の登記申請の際に作成した当該議事録を添付書類として提出する必要があります。
ここでは、利益相反取引を承認する取締役会議事録作成における主な注意点をご紹介します。

利益相反取引をした者の取締役会への出席と議決権の行使

利益相反取引をした者は、利益相反取引を承認する取締役会に参加できず、議決権を行使することはできません。
取締役会の決議は、議決に加わることができる取締役の過半数が出席し、その過半数をもって行うのが原則で（会社法369条1項）、決議について特別の利害関係を有する取締役は、議決に加わることができません（同条2項）。
利益相反取引をした者は、ここでいう「特別の利害関係を有する取締役」に該当するため、議決に加わることは許されないことになります。
なお、議決権を行使できないにもかかわらず、誤って議決に加わってしまった場合でも、その者を除いてなお決議の成立に必要な多数が存するときは、決議の効力は妨げられない可能性が高いです。
また、実務上は、当事者である取締役が議決に参加してないことを示すために、「なお、取締役Aは本議案につき特別利害関係を有するため、議決に加わっていない。」などの一文を付記するケースが多いです。

取締役会議事録への記名押印｜誰がどの印鑑で押印すべきか

取締役会の議事については、「議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印」する必要があります（会社法369条3項）。
また、記名押印について、会社法では特にルールが決められているわけではありませんが、不動産登記実務においては、「法務局に印鑑を届け出ている代表取締役については、法務局に届け出ている会社実印を押印して、その印鑑証明書を添付し、それ以外の取締役については、市区町村に届け出ている個人実印を押印してその印鑑証明書（市区町村発行のもの）を添付」する必要があるとされています。従って、不動産登記申請の際に添付する議事録については、代表取締役は法人実印の押印、それ以外の取締役は個人実印の押印＋印鑑登録証明書の添付が必要となります。

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取締役が利益相反行為を行う場合、取締役会の承認を受ける必要があります。
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